KVKK uyumu için Sharepoint & Google Drive

İşyerinizde kullandığınız Ortak Dosya/Klasör platformları olan Google Drive veya Microsoft Sharepoint ortamları KVKK çerçevesinde (eğer bu ortamlarda kanunda belirtilen hassas verileri saklıyorsanız) uyumlu değildir. Sebebi ise kısaca özetlemek gerekirse, bu firmaların sunucularının -yani sizin dosyalarınızın- Türkiye dışında olmasından kaynaklanmaktadır. 

Birçok özellik ve modülü içinde barındıran, erişim kolaylığının zirvesi olan bu iki platformdan vazgeçmek çok zor, ama Kanunlar çerçevesinde bunun yapılması gerekmektedir. 

Sadece dosyaları lokal makinalara almak, antivirüs kurmak veya VPN ile erişim gibi güvenlik katmanları bu geçişe yeterli olmamaktadır. Sonrasında dosyalarının dolaşımının güvenliği için DLP(Data Loss Prevention) gibi sistemlerde kurulup optimize edilmesi gerekmektedir. 

gmail-ile-kolay-calisma

Google Workspace ve Gmail ile zamanı ve dikkati koruma

Salgın milyonlarca insanı evden çalışmaya zorlarken, çoğumuz meslektaşlarımızla aradaki mesafeyi kapatmanın bir yolu olarak kendimizi görüntülü toplantılarda ve gelen kutularımızda daha fazla zaman geçirirken bulduk. İş yeri oturma odası veya geçici bir ev ofisi haline geldiğinde ve bazen mesleki ve kişisel sorumluluklar çakıştığı için, zamanı ve dikkati yönetmek ve insan bağlantısını sürdürmek için yeni yollar bulmak zorunda kaldık.

Pandemi sırasında iş e-postaları söz konusu olduğunda, daha fazla alıcıya daha fazla e-posta gönderiyorduk ve bunları genellikle normal çalışma saatlerinin dışında gönderiyorduk. Harvard Business School Örgütsel Davranış Birimi tarafından yürütülen bir araştırma, salgınla ilgili kilitlenmelerin başlamasından sekiz hafta önce ve sekiz hafta sonra e-posta istatistiklerini değerlendirdi. Çalışma, kilitlemelerin ardından çalışanların günde% 5,2 daha fazla e-posta gönderdiği, e-postaların% 2,9 daha fazla alıcıya sahip olduğu ve mesai saatlerinden sonra yaklaşık% 8,3 daha fazla e-posta gönderildiği sonucuna varmıştır.

En yeni Google Workspace özelliklerinin çoğu, daha akıllı e-postalar, yazma önerileri, Google Asistan, bölümlenebilir çalışma saatleri veya tahmine dayalı arama ile insanların zamandan tasarruf etmesine, odaklanmasına ve görevleri daha verimli bir şekilde yönetmesine yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Bu özellikler, her yıl kişi başına tam bir çalışma ayına eşdeğer tasarruf sağlamak için bir araya gelir, böylece araçları yönetmek yerine önemli olan şeylere daha fazla zaman ayırabilirsiniz.

Bunu göz önünde bulundurarak, Gmail’in zamanı ve dikkati daha iyi yönetmenize nasıl yardımcı olabileceğine daha derinlemesine bakalım.

1. Alıcıların görevleri doğrudan bir e-posta iletisi içinde tamamlamasına yardımcı olmak için dinamik e-posta kullanın. Gmail’deki yeni dinamik e-posta desteği ile, okuyucunun doğrudan mesajın içinden işlem yapmasını sağlayan e-postaları kolayca gönderebilir ve alabilirsiniz. Bu, birden çok belge ve sekme açma yükünü ortadan kaldırır. E-posta alıcıları, iletiden ayrılmadan Drive dosyalarına erişim verebilir, Dokümanlar, Slaytlar veya E-Tablolar’daki yorumları yanıtlayabilir veya çözebilir ve etkinliklere yanıt verebilir.

2. Çevrimdışı olsanız bile üretkenliğinizi sürdürün. Çevrimdışı Gmail, internete bağlı değilken Gmail iletilerinizi okumanıza, yanıtlamanıza, silmenize ve aramanıza olanak tanır. Bir kez kurduğunuzda, sol panelde bir giden kutusu görünecektir. Daha sonra bir bağlantı kurulduğunda, Gmail otomatik olarak iletileri giden kutunuzdan gönderir ve tüm yeni iletileri gelen kutunuza indirir. Bu, çevrimdışı olduklarında bile üretken ve bilgili kalması gereken ön saflarda çalışanlar için harika.

3. Gmail’deki Görevler ile organize olun ve işinize öncelik verin. Bu özellik, e-postaları tek bir tıklama ile kolayca görevlere dönüştürmenize olanak tanır. Takviminizde otomatik olarak görünecek son tarihler oluşturabilir ve görevleri tamamladığınızda işaretleyebilirsiniz. Doğrudan yan panele yerleştirilen görev listelerini Gmail’den çıkmadan oluşturabilir, görüntüleyebilir ve yönetebilirsiniz.

4. E-posta yazmaya değil, yenilik yapmaya zaman ayırın. Gmail’in şablon işlevi, birkaç saniye içinde düzenlenebilen ve farklı alıcılara gönderilebilen standartlaştırılmış e-posta iletileri oluşturmanıza olanak tanır. Bu özellik çekici geliyorsa, e-postaları daha hızlı yazmanın ve yanıtlamanın daha fazla yolunu öğrenmek için Akıllı Yanıt ve Akıllı Yazma’ya göz atın.

5. Gmail’de arama sonuçlarını daha hızlı alın. Arama çipleri, alakasız sonuçları sıralamanıza veya arama operatörlerini kullanmanıza gerek kalmadan (ör. [email protected]) Gmail’de aradığınızı daha hızlı bulmanıza yardımcı olur. Örneğin, bir iş arkadaşınızın adını arayabilir ve ek türü (Belge, Sayfa, PDF vb.) Veya belirli bir zaman aralığı gibi arama çiplerini seçerek sonuçlarınızı daha da daraltabilirsiniz. Hatta sonuçlarınızdan belirli anahtar kelimeleri ve takvim davetlerini hariç tutabilirsiniz. Google Sohbet geçmişinizde doğrudan Gmail’den arama yapmak için arama çiplerini de kullanabilirsiniz. Arama çiplerini kullanmak için tek yapmanız gereken bir Gmail araması yazmak, arama kutusunun altındaki arama filtresi çiplerine tıklamaktır, geri kalanını Gmail halleder.

6. Gmail sessize alma özelliğiyle alakasız olanları kapatın. Hepimiz kendimizi gereksiz e-posta dizilerinin arasında sıkışmış bulduğumuz için, Gmail Sessiz özelliğini yarattık. İki tıklamayla, alakalı olmayan veya artık takip etmek istemediğiniz e-posta dizilerinin sesini kapatabilirsiniz. Bu ileti dizisine verilecek gelecekteki tüm yanıtlar artık otomatik olarak sessize alınacak, böylece dikkatinizi başka bir yere odaklayabilirsiniz. Sohbete yeniden katılmaya karar verirseniz, e-posta dizisinin sesini de kolayca açabilirsiniz.

 

Kaynak : https://cloud.google.com/blog/products/workspace/how-to-get-the-most-out-of-gmail-to-save-time-and-get-more-done